Сократили срок обработки и подписания кадровых документов

с нескольких дней до нескольких часов с помощью КЭДО в Битрикс24

Краткая информация о клиенте

Клиент:

Направление деятельности:

ООО Шаттдекор

schattdecor.com/ru/

Сайт:

Производство декоративных покрытий, пропиток, пленок и бумаги для мебели, полов и внутренней отделки в деревообрабатывающей и мебельной промышленности

Описание компании

ООО Шаттдекор - это динамично развивающаяся компания среднего бизнеса с разветвлённой структурой подразделений и штатом сотрудников. Основная деятельность связана с оказанием услуг, что подразумевает постоянное взаимодействие между отделами: кадровой службой, руководителями направлений, бухгалтерией и рядовыми специалистами. Компания столкнулась с классическими проблемами роста: процессы согласования документов (от отпусков до трудовых договоров) были неформализованы, что приводило к потерям времени, ошибкам в коммуникации и рискам, связанным с хранением и юридической силой кадровых документов. Руководство четко осознало необходимость цифровизации внутреннего документооборота, чтобы не только оптимизировать операции, но и обеспечить полное соответствие требованиям законодательства в области электронной подписи. Выбор пал на модуль КЭДО (Корпоративный электронный документооборот) в Битрикс24 как на центральную платформу, уже используемую для коммуникаций, что позволило бы интегрировать новые процессы в привычную цифровую среду сотрудников без необходимости осваивать дополнительные сложные системы.

ЗАДАЧИ ПРОЕКТА

Клиент поставил перед нами комплекс конкретных и измеримых задач:

Во-первых, требовалось внедрить юридически значимый электронный документооборот для кадровой службы. Это означало настройку подписания таких документов, как трудовые договоры, допсоглашения и приказы, с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) через провайдера «ГосКлюч». Процесс должен был быть максимально простым для HR: загрузил документ, выбрал сотрудника и отправил на подпись, а все остальные этапы (уведомления, подписание сторонами, архивация) происходили бы автоматически.

Во-вторых, стояла задача уйти от бумажных заявлений сотрудников. Нужно было создать удобные цифровые процессы для инициатив «снизу вверх»: заявления на отпуск, командировки, справки. Эти процессы должны были автоматически проходить маршруты согласования в соответствии с внутренними регламентами компании и в итоге превращаться в документы для подписания в КЭДО.

В-третьих, необходимо было обеспечить бесшовный доступ к подписанным документам для всех сторон: сотрудник видит свои документы в личном кабинете, руководитель — документы своего отдела, а кадровая служба имеет полный архив.

Что МЫ СДЕЛАЛИ

На первом этапе была проведена онлайн-сессия демонстрации стандартного функционала модуля КЭДО Битрикс24. Демонстрация проводилась в рабочем портале заказчика с использованием тестового сценария.
В рамках демонстрации было показано:

• создание карточки кадрового документа в модуле КЭДО;
• загрузка готового файла (например, трудового договора или дополнительного соглашения);
• выбор провайдера электронной подписи — ГосКлюч;
• формирование маршрута подписания (последовательное подписание: руководитель → сотрудник);
• отправка документа на подписание и контроль статусов.

Данный этап позволил пользователям (HR и ответственным сотрудникам) ознакомиться с пользовательским интерфейсом, логикой работы КЭДО и задать первичные вопросы до начала технической настройки.

Самый важный этап — переход от простого подписания к автоматизации инициатив. Мы провели серию интервью с HR-специалистами и руководителями отделов, чтобы детально зафиксировать:

• Какие документы инициируют сотрудники (отпуск, командировка, справка и т.д.).
• Точные маршруты их согласования для разных должностей и отделов (непосредственный руководитель → директор по направлению → HR → генеральный директор).
• Какие данные должны автоматически подставляться в итоговый документ.

На основании утверждённого ТЗ были реализованы сценарии с использованием бизнес-процессов Битрикс24:

• Для сотрудников

Созданы пользовательские формы запуска процессов (раздел «Процессы» / «Лента»). Сотруднику достаточно выбрать тип заявления, указать параметры (даты, комментарий) и инициировать процесс. Все последующие этапы выполняются автоматически.

• Для согласующих лиц

Настроены условные бизнес-процессы с маршрутизацией, зависящей от:
— должности инициатора;
— подразделения;
— типа документа.
Уведомления о согласовании автоматически направляются в чаты Битрикс24 и по электронной почте.

• Для HR-службы

Финальный этап бизнес-процесса автоматически формирует файл документа (на основе шаблона), создает карточку в модуле КЭДО и подготавливает документ к подписанию. HR-специалисту остается проверить данные и запустить процесс подписания.
Таким образом, реализована связка «цифровая инициатива → юридически значимый кадровый документ» в едином контуре Битрикс24.

Мы провели итоговое обучение для администраторов системы (как обновлять API-ключи «ГосКлюч» раз в полгода) и для рядовых пользователей. Также предоставили клиенту шаблоны технических заданий и документацию для дальнейшего масштабирования системы.

В результате внедрения модуля КЭДО и автоматизированных бизнес-процессов в Битрикс24 срок обработки и подписания кадровых документов сокращён с нескольких дней до нескольких часов за счёт исключения бумажного документооборота. Подписанные документы автоматически сохраняются в электронном архиве КЭДО с разграничением прав доступа.
Обеспечено использование юридически значимой электронной подписи и соответствие требованиям законодательства. Реализован единый цифровой процесс инициирования и согласования кадровых заявлений с контролем статусов. Решение масштабируемо и не требует увеличения нагрузки на HR-службу при росте количества сотрудников и документов.

РЕЗУЛЬТАТЫ ⚡️

ХОТИТЕ ОБСУДИТЬ ВАШ ПРОЕКТ?

Заполните короткую форму и мы свяжемся с вами в ближайшее время