Этапы нашей работы

Хотите обсудить этапы реализации проекта для вашей компании?

Заполните короткую форму и мы свяжемся с вами в ближайшее время

Этап 1. Техническое задание

Техническое задание – самое надежное средство от разочарований, потери времени, а главное денег при автоматизации любого бизнеса.

Если исполнитель четко понимает, что нужно заказчику, а заказчик точно знает, что получит в результате работы, это, пожалуй, половина успеха.

Нам и в голову не придет начинать строительство дома без плана, создавать деталь без чертежа, отправляться в длительное путешествие без маршрута. И в IT-сфере правильный результат на 100% зависит от правильного планирования.

Что делаем?

Техническое задание – это документ, который лежит в основе внедрения любого инструмента автоматизации. Он должен отражать все особенности и детали будущих изменений, четкий функционал и преимущества для каждого сотрудника компании.

Заказчику ТЗ поможет говорить с разработчиками на одном языке и понимать, что в итоге он получит. Исполнителю – знать все пожелания клиента, представлять специфику и объем работ, которые надо выполнить.

Работа над техническим заданием – это прежде всего анализ действующего бизнес-процесса компании. На этом этапе и заказчик, и мы как исполнители должны увидеть слабые стороны в работе организации, найти для них решение и спланировать перенос в Битрикс24 именно этой, более эффективной модели бизнес-процесса.

Что получаем?

Детальное описание планируемых разработок дает заказчику понять, как подготовить коллектив к внедрению диджитал-инструментов. Чем подробнее сформировано техническое задание, тем меньше риск недопонимания и недосказанностей.

А еще ТЗ – лучший документ, по которому можно принимать конечный результат. Работоспособность проекта можно оценить только тестированием. И этот процесс в текущей деятельности компании может занять много времени. Это как заехать в новую квартиру и постепенно выяснять, что розетки стоят неудобно, дверь вовсе не нужна и вообще хорошо бы стену снести. Но если «квартира» строилась по нашему техническому заданию, то проверить ее комфортность проще. Прием проекта по техническому заданию позволяет протестировать настройку даже большого проекта за один день, и для этого будет достаточно одного сотрудника.

Не важно, насколько дорогостоящий или объемный проект вы реализуете. Именно от грамотно составленного, понятного и для заказчика, и для исполнителя технического задания будет зависеть успех планируемых изменений.

У IT-компании Business Upgrade за плечами 500 реализованных проектов. За это время мы разработали простой и понятный формат технического задания, который поможет и заказчику, и нашим специалистам пройти процесс внедрения Битрикс24 максимально эффективно.

Хотите обсудить этапы реализации проекта для вашей компании?

Заполните короткую форму и мы свяжемся с вами в ближайшее время

Этап 2. Интеграция

Процесс интеграции в общем объеме работ над проектом – самый значительный, от 50 до 70%. Но для заказчика он почти не виден, потому что проходит внутри системы.

Но очень важно, чтобы заказчик имел четкое представление о происходящем. Это в ресторане, сделав заказ, можно терпеливо ждать кулинарного шедевра. Интеграция инструментов автоматизации в работу компании сложнее самого замысловатого блюда от шеф-повара. Разрабатываемая система не может понравится или не понравится, она должна стать органичной частью бизнес-процесса.

Поэтому мы делаем процесс интеграции максимально прозрачным для заказчика. С вами постоянно на связи менеджер проекта, который сообщает о ходе работ и запрашивает информацию, необходимую для настройки интеграции.

Что делаем?

На этом этапе специалисты IT-компании Business Upgrade настраивают Битркис24 под конкретные задачи вашей компании:

- структурируют информацию о клиентах, контактах, товарах, сделках
- настраивают основные разделы CPM-системы «ЛИД» / «сделка» / «контакт» / «компания»
- выстраивают воронки продаж
- программируют автоматические бизнес-процессы
- формируют структуру компании и права доступа для скачивания / редактирования / удаления данных.
- Подключают все внешние инструменты (сайт/телефонию/почту/мессенджеры/соц.сети)

Что видите вы?

Каждый день специалисты отдела разработки фиксируют все изменения, которые произведены на портале.

Для проекта создается чат, в котором мы с вами находимся в постоянном общении, отражаем все шаги интеграции. Основную коммуникацию ведет менеджер проекта, но в чат включены руководители компании и руководители направлений, которые постоянно держат руку на пульсе. Мы фиксируем все договоренности, согласовываем с вами любые доработки (если они требуются), чтобы в итоге вы получили именно то, что хотели.

«Почему менеджер проекта, а не специалисты-разработчики, будет общаться с нами?» – можете спросить вы. Чтобы вам было удобно и комфортно обсуждать все вопросы с одним специалистом, который в курсе всех процессов, работы всех специалистов команды, он всегда на связи, и обладает важным талантом – «переводить с IT-шного» на «человеческий». Нам важно, чтобы этот ключевой этап проекта был для вас ясным и понятным.

Если для настройки нашим специалистам не хватает каких-то данных или доступов, менеджер проекта немедленно свяжется с вами, и запросит их у вас. Мы настойчивые)) Нам важно выстроить отлично работающую систему, выполнить работу в согласованные сроки, поэтому мы будем напоминать о необходимых данных даже несколько раз, если вдруг вы рутине забот отодвинули наш запрос на задний план.

Хотите обсудить этапы реализации проекта для вашей компании?

Заполните короткую форму и мы свяжемся с вами в ближайшее время

Этап 3. Презентация

Презентация проекта– это «видимая часть» айсберга, самый короткий этап нашей работы, демонстрация результатов заказчику, руководителю и сотрудникам компании.

На презентации мы показываем, какие настройки системы произведены и каким образом она будет функционировать.

Зачем нужна презентация?

Чтобы не было расхождений

Чтобы увидеть целое

Что нужно заказчику, чтобы презентация прошла максимально эффективно?

Задача презентации – не только показать результаты работы, на этом этапе мы должны выявить все недочеты. Может оказаться, что настроенные функции не вполне соответствуют представлениям, которые изначально были у заказчика, «хочу» и «есть» не совпадают. Такое может случиться, если на этапе формирования технического задания разработчики и заказчики не прояснили какую-то особенность бизнес-процессов компании. Чтобы такого расхождения не случилось, мы настаиваем над глубокой совместной работе над ТЗ.

А еще этап презентации нередко становится отличной площадкой для постановки задач по автоматизации на будущее. Увидев готовый продукт целостно, команда заказчика понимает, что можно улучшить и сделать четче, генерирует новые идеи.

- выделить время в рабочем графике, 1-2 часа, когда все заинтересованные сотрудники смогут познакомиться с итогами работы интегратора;
- настроится на то, что, если какой-то из аспектов настройки вам не подойдет, его можно оперативно исправить на текущем этапе.
- обязательно сохранить все идеи изменений, которые вы бы хотели добавить в автоматизацию в будущем.

Презентация позволяет снять возможные возражения в реализуемых автоматизациях. В обсуждении мы можем либо прийти к соглашению, если заказчик примет наши объяснения, почему все настроено именно так, либо мы можем взять паузу и переделать настройки бизнес-процесса в соответствии с видением собственника.

Поэтому участникам презентации важно фиксировать все мысли и задумки для будущих работ. Не стоит стараться реализовать их здесь и сейчас, впихнув в текущую автоматизацию. Это будет следующий, обдуманный и подкрепленный проработанным техническим заданием, шаг.

И еще один плюс презентации: она необходима в преддверии следующего этапа – обучения сотрудников. Важно, чтобы для специалистов, не участвовавших в составлении технического задания, все настройки были удобными и понятными. И знакомясь с новациями на обучении, они увидели в них именно свой продукт: привычные и ясные названия сделок, полей карточек клиентов и т.п.

Хотите обсудить этапы реализации проекта для вашей компании?

Заполните короткую форму и мы свяжемся с вами в ближайшее время

Этап 4. Обучение

90% всех автоматизаций, не увенчавшихся успехом, разбились о саботаж и негатив сотрудников. Даже самая круто настроенная CRM может оказаться неэффективной, если сотрудники по той или иной причине отказываются в ней работать.

Индивидуальная программа

Обучение делим на 3 этапа:

Убить двух зайцев:

Доступность

Процесс обучения планируется индивидуально для каждой компании. Битркис24, как и любое современно ПО, обладает огромным количеством функций. Одни инструменты ориентированы на всех сотрудников, например, задачи, календарь, лента новостей или база знаний. Другие инструменты предназначены для отдельных специалистов: так, карточками клиента и воронками продаж будут активно пользоваться менеджеры по продажам, видеозвонки нужны прежде всего отделам, работать со сквозной аналитикой будут специалисты, регулирующие рекламные расходы. Всё это мы учитываем при построении обучения.

1) Знакомство с возможностями Битркис24. Показываем, как выглядит система в целом, как отражается в Битркис24 структура компании. Разъясняем функционал инструментов, которыми будут пользоваться все сотрудники: например, «задачи», «чат», «лента новостей» и др. Обучаем операциям, которые необходимы всем пользователям: например, добавление и удаление записей, пользование хранилищем данных, календарем и др.

Новое ПО, новый функционал, новые алгоритмы работы – это всегда стресс, как бы позитивно вы не воспринимали грядущие изменения. Сотрудник либо будет переживать стресс самостоятельно, отчего его продуктивность будет снижаться, либо будет сливать негатив на коллег и прессовать окружающих и руководителя вопросами, на которые те, возможно, не знают ответа, тем самым множа негатив и сопротивление изменениям.

Мы делаем обучение доступным для повторного обращения. Весь процесс обучения обязательно записывается на видео, чтобы в будущем у ваших сотрудников была возможность обновить знания или новый сотрудник прошел обучение. Все материалы обучения всегда будут в доступе сотрудников компании.

Как не дать кораблю автоматизации пойди ко дну? Нужно не допустить ситуации, при которой сотрудники не знают, как работать в системе. Чтобы решить проблему «я не знаю, я не понимаю», в каждом проекте автоматизации работы компании мы обязательно бесплатно обучаем сотрудников.

Наши клиенты могут выбрать формат обучения: офлайн либо онлайн. Выбор завит от количества сотрудников в компании, удаленности их рабочего места от площадки проведения обучения.

2) Погружение в разработанный под компанию функционал. Мы детально разбираем все настройки, которые были выполнены нашей командой специально для решения задач, стоящих перед тем или иных подразделением компании или проектной группой. Не просто рассказываем, как работает та или иная функция, мы проходим вместе с сотрудниками по всем шагам бизнес-процесса будь то работа с клиентом, постановка и выполнение задачи или согласование документа.

Мы проводим обучение максимально подробно, расставляя все точки над Й и мы ведем обучение со скоростью самого медленного сотрудника. У нас не бывает отстающих.

3) Ответы на вопросы. Этому блоку обучения мы отводим отдельное время. Безусловно, вопросы можно задавать и в процессе обучения на предыдущих этапах. Но мы даем возможность каждому сотруднику уточнить малейшие детали, даже если его коллегам они могут показаться несущественными.

Мы же даем возможность снять негатив во время обучения и задать все вопросы эксперту, который обучил работе в Битрикс24 более 200 компаний и знает досконально весь функционал программы.

Хотите обсудить этапы реализации проекта для вашей компании?

Заполните короткую форму и мы свяжемся с вами в ближайшее время

Этап 5. Сопровождение

Даже когда все работы по настройке интегрируемых инструментов Битрикс24 проведены, и все сотрудники прошли обучение, мы не оставляем специалистов компании-заказчика один на один с новым ПО.

Что делаем?

Как взаимодействуем?

Три кита постинтеграционного сопровождения Business Upgrade:

Наш специалист на время сопровождения становится органической частью компании-клиента, консультирует каждого сотрудника. Это «свой парень», которому можно задать любой, даже неловкий, вопрос, который коллегам озвучить не удобно, ведь вместе обучение проходили, а вам непонятно. Мы даем возможность задавать вопросы не руководителю, не в космос, не Гуглу и Алисе – а знающему специалисту, который полностью в теме, понимает, как и что работает в вашей системе.

Для сопровождения создается чат либо в самом Битркис24, либо в удобных для сотрудников мессенджерах. Привыкли к WhatsApp? Легко можем подключиться и работать именно там.

- помогаем сотрудникам подружиться с Битркис24, оперативно научиться им пользоваться.
- реализуем возможные доработки Битркис24
- мониторим обновления и 24/7 работаем над улучшением отказоустойчивости Битркис24

Наш опыт более 500 внедрений показывает, что для успешного внедрения людям необходима твердая опора, короткая и оперативная помощь. Поэтому для эффективного внедрения IT-компания Business Upgrade в проект интеграции ввела этап постинтеграционного сопровождения.

Если сотрудник не может совладать с внедренным инструментом или модулем, специалист сопровождения либо детально обучает как правильно работать с этим блоком, либо выясняет, что сложности возникли из-за недоработки системы и устраняет неисправность. Такое тоже бывает. В очень редких случаях он принимает заявку от клиента и отправляет ее в отдел разработки самого Битркис24, это значит, что данную ошибку могут решить только программисты – разработчики программы.

А еще специалист по сопровождению вместе с вашими сотрудниками «дегустируют» новое ПО. В обсуждении рождаются запросы на улучшение или доработку: вот здесь можно автоматизировать, а вот здесь лучше убрать, а вот здесь нужно добавить кнопку...

Можно задать вопросы «я не туда нажал», и «я не знаю, где это», и «как быть». Когда сотрудники знают, что есть кому обратиться за помощью, негатива по поводу внедрения новых условий работы будет значительно меньше.

Если ваш проект основан на коробочной версии Битркис24, то в работу специалиста сопровождения входит еще один блок – мониторинг актуальных обновлений коробочной версии, 24/7мониторинг отказоустойчивости сервера и своевременного создания резервных копий портала, чтобы в случае любого форс-мажора данные, базы, клиенты и договорённости компании были в сохранности.

Специалист принимает все заявки, формирует перечень работ, который после согласования с заказчиком может быть реализован на портале Битркис24.