Объединили 39 сотрудников и 15 отделов в единой CRM, автоматизировали 3 воронки продаж и сократили потерю заявок на 20%

Краткая информация о клиенте

Клиент:

Направление деятельности:

Время реализации:

55 часов

Бюджет проекта:

220 000 под ключ

https://keton.pro

Сайт:

производственно-инжиниринговая компания, работающая в сегменте B2B

Описание компании

ООО «Кетон» — производственно-инжиниринговая компания, работающая в сегменте B2B. Штат предприятия насчитывает 39 сотрудников, объединенных в 15 функциональных отделов: ПТО (производственно-технический отдел), Логистика, Производство, Отдел технического контроля (ОТК), Бухгалтерия, Отдел продаж и другие.

ЗАДАЧИ ПРОЕКТА

До внедрения проекта бизнес «Кетон» столкнулся с классической для быстрорастущих производственных компаний проблемой — данные существовали в разрозненных системах и таблицах.

Ключевые болевые точки:

• Отсутствие единой платформы. Информация о клиентах, заказах, тендерах и производственных задачах хранилась фрагментарно. Менеджеры, инженеры ПТО и логисты работали в изолированных друг от друга инструментах.
• Ручная передача задач. Для запуска расчета ТКП (технико-коммерческого предложения) или согласования логистики требовались длинные цепочки устных согласований и пересылка файлов по электронной почте. Это создавало задержки и риски потери критической информации.
• Сложность контроля трех типов воронок. Компания вела одновременно три различных бизнес-процесса: квалификацию «холодных» Лидов, продажи с привязкой к производству и участие в тендерах. У каждого процесса были свои этапы и регламенты, но единой системы их отслеживания не существовало.
• Хаос в исторических данных. Клиентская база и архив документов хранились в устаревшей системе «ФРИДОМ», что затрудняло аналитику и создавало дубликаты контрагентов.
• Долгие согласования и потерянные заявки.

Перед руководством встала задача: создать единое цифровое рабочее пространство, которое автоматизирует ключевые процессы и свяжет все 15 отделов в одну управляемую экосистему.

НАД ПРОЕКТОМ РАБОТАЛИ

Ольга Антипова

Филипп Савкевич

Руководитель проекта

Аналитик-интегратор

Управление ресурсами, архитектура бизнес-процессов и контроль качества

Техническая реализация, настройка автоматизаций и импорт данных

Что МЫ СДЕЛАЛИ

Проанализированы текущие бизнес-процессы компании, карта взаимодействия отделов и потоки данных.

• Разработана единая цифровая иерархия для 39 сотрудников и 15 отделов.
• Настроена ролевая модель доступа (Просмотр / Создание / Изменение / Удаление) с жесткой градацией прав: директор получил полный доступ ко всем объектам, руководители отделов — к своим зонам ответственности, менеджеры — к рабочим задачам в рамках своих сделок.

Этап №1 — Аудит, проектирование архитектуры и структура безопасности

Выполнен перенос исторической клиентской базы из системы «ФРИДОМ» в Битрикс24.

• Реализован жесткий контроль дубликатов по трем ключевым полям: ИНН, телефон и email. Это позволило избежать задвоения карточек контрагентов при миграции.
• Настроена автоматизация документооборота:

1. При открытии новой сделки автоматически создается структурированная папка на Диске Битрикс24.
2. Внедрена генерация документов по утвержденным шаблонам: Опросные листы, Технико-коммерческие предложения (ТКП), Договоры.
3. В карточке CRM настроен быстрый доступ ко всем связанным документам через внутренние ссылки.

Этап №2 — Миграция данных и настройка документооборота

Ключевой этап проекта — кастомизация системы под уникальную структуру продаж «Кетон». Вместо одной универсальной воронки были созданы три параллельных процесса:

Воронка 1: Лиды (Квалификация)

• Настроен процесс приема и первичной обработки «холодных» заявок из всех каналов.

Воронка 2: Продажи и Производство (Кросс-функциональность)
Настроена сквозная передача данных между отделом продаж, ПТО, логистикой и производством.

• Расчет ПТО: При переходе сделки на этап «Технический расчет» автоматически создается задача инженерам с жестким дедлайном 7 дней. В карточке фиксируются все входные данные для просчета.
• Логистика: Внедрено обязательное условие: расчет габаритов, веса и стоимости доставки становится обязательным шагом перед отправкой ТКП клиенту.
• Производство: Настроены два сценария — собственное производство или перепродажа. Для каждого прописаны свои этапы контроля.
• Отгрузка: Внедрен жесткий контроль отгрузки по трек-номеру. Сделка не может быть закрыта без внесения трекера.

Этап №3 — Настройка трех сквозных бизнес-воронок

Для сбора всех обращений в единую систему выполнены интеграции:

• Mango Телефония — автоматическая запись звонков, привязка звонков к карточкам клиентов и сделок.
• Wazzup — интеграция с мессенджерами (WhatsApp, Telegram).
• Почта и Сайт — настроен автоматический захват заявок из форм на сайте и писем с корпоративной почты.

Этап №4 — Интеграция внешних каналов коммуникации

Проведено комплексное обучение персонала работе в новой системе.

• 39 сотрудников успешно авторизованы и начали работать в Битрикс24 в ежедневном режиме.
• Отработаны регламенты кросс-функциональной передачи задач между 15 отделами.
• Сформированы новые привычки цифрового документооборота.

Этап №5 — Обучение и ввод в эксплуатацию

1

2

3

4

5

Внедрение Битрикс24 объединило 39 сотрудников и 15 отделов в едином цифровом пространстве, автоматизировав три сквозные воронки (Лиды, Продажи+Производство, Тендеры) с интеграцией телефонии, мессенджеров и почты. Миграция исторической базы из «ФРИДОМ» с контролем дубликатов и настройка автоматического документооборота исключили потерю заявок и ручные согласования между ПТО, логистикой и производством. Проект реализован за 55 часов с бюджетом 220 000 ₽;
Ожидаемый срок окупаемости проекта - 4-6 месяцев за счет ускорения выдачи ТКП и сокращения трудозатрат менеджеров

РЕЗУЛЬТАТ

ХОТИТЕ ОБСУДИТЬ ВАШ ПРОЕКТ?

Заполните короткую форму и мы свяжемся с вами в ближайшее время