ЭкспоЦент

Автоматизация регистраций посетителей в «Экспоцентре»
с помощью Битрикс24

Узнать подробнее

Краткая информация о клиенте

Клиент:

Сайт:

Тариф Битрикс24:

Направление деятельности:

Новосибирск Экспоцентр

novosibexpo.ru

Битрикс24: Корпоративный портал 250

Международный выставочный комплекс

Описание компании

Международный выставочный комплекс «Новосибирск Экспоцентр» — крупнейшая за Уралом и одна из самых технологически оснащенных выставочных площадок в России. Он был открыт 31 января 2012 года и с тех пор стал центром проведения масштабных мероприятий, включая форумы, выставки, конференции, концерты и спортивные события.

Какие задачи хотела решить компания

1. Создание нового портала:
Разработать и настроить новый портал пользователя, полностью адаптированный под процесс регистрации посетителей выставок.

2. Перенос существующих процессов:
Точное копирование всех рабочих процессов с текущего портала Битрикс24 на новый, чтобы обеспечить преемственность и удобство для пользователей.

3. Автоматизировать процесс регистраций
Подключить к новому порталу все необходимые сервисы, обеспечивающие автоматизированную работу процесса саморегистрации, включая генерацию документов и отправку уведомлений.

4. Снятие лимитов:
Согласовать с технической поддержкой Битрикс24 снятие ограничений на количество генерируемых документов в час для обеспечения высокой пропускной способности системы.

5. Настройка рабочих мест:
Организовать и настроить рабочие места для временных пользователей (регистраторов и волонтёров), чтобы они могли эффективно работать с системой.

Задачи проекта

Настроить новый портал пользователя, адаптированный под процесс регистрации посетителей

Подключить к новому порталу все необходимые сервисы и настроить автоматизацию регистраций

Согласовать с технической поддержкой Битрикс24 снятие лимитов на количество генерируемых документов в час

Настроить рабочие места для временных пользователей, включая регистраторов и волонтёров

Полностью перенести существующие процессы с текущего портала Битрикс24 на новый, сохранив все функциональные возможности

Что было сделано

Вручную перенесены настройки с основного портала клиента:

Формы для регистрации посетителей, волонтёров и операторов стоек регистрации (с функцией повторной регистрации).
Автоматическая генерация QR-кода после завершения регистрации.
Генерация документов: бейджа и билета для каждого посетителя.
Создана страница регистратора для быстрого перехода к печати бейджа и обработке сделки.
Добавлена ссылка для закрытия сделки.

Подключен сервис рассылок с автоматической отправкой писем, содержащих билеты и QR-коды

Настроены рабочие места для регистраторов, что позволило временным пользователям эффективно работать с системой

Как проходит регистрация участников

За одно проведенное мероприятие в экспоцентре создавалось примерно 15 000 сделок в Битрикс24. Каждому участнику требовалась регистрация в день мероприятия, для подтверждения его визита. Для автоматизации регистрации участников было принято решение настроить возможность участникам регистрировать себя самостоятельно через специально установленные сканеры QR-кодов у стоек регистраций.

1

Заполнение формы на сайте

Посетитель заходит на сайт мероприятия, заполняет онлайн-форму, указывая свои данные: имя, контакты, компанию и другую необходимую информацию

2

Автоматическая генерация бейджика и QR-кода

После отправки формы система автоматически создает персональный бейджик участника с его данными и генерирует уникальный QR-код. Этот код служит подтверждением регистрации и идентификатором участника

3

Отправка email-письма с подтверждением

Участник моментально получает письмо на электронную почту. В письме содержится подтверждение регистрации на мероприятие, электронный билет с QR-кодом и бейджик для печати

4

Подтверждение на месте

В день мероприятия участник приходит в «Экспоцентр» и подходит к стойке регистрации. На стойках установлены специальные сканеры QR-кодов. Участник сканирует свой код, и система автоматически подтверждает его присутствие в Битрикс24

5

Получение бейджика и доступ на мероприятие

После сканирования QR-кода участник получает печатный бейджик (если не распечатал его заранее) и доступ на выставку

Что получил клиент

ХОТИТЕ ОБСУДИТЬ ВАШ ПРОЕКТ?

Заполните короткую форму и мы свяжемся с вами в ближайшее время

Ускорение процесса регистрации.

Появился дополнительный источник дохода.

Дополнительный источник дохода за счет продажи маркетинговых услуг на основе собранной базы данных посетителей

Саморегистрация сократила время обработки данных, устранила очереди и снизила нагрузку на сотрудников