Кейс - Quantum

Компания занимается организацией активного отдыха и развлечений в развлекательном центре «Квантум», который расположен в Новосибирске. Это современный боулинг-центр, предлагающий разнообразные игровые возможности для людей всех возрастов и уровней подготовки.

Боулинг, аэрохоккей, игровые симуляторы, детская площадка, кафе, пинг-понг, бильярд, VIP-зал.

Какие задачи хотела решить компания с помощью битрикс24?

Автоматизировать прием заявок с сайта в CRM-систему, распределять их с помощью Битрикс24 между филиалами и с помощью настроенной интеграции автоматизированно передавать предзаказы в r-kepeer с правильно заполненными рабочими полями

Также с увеличением числа сотрудников и постоянным обновлением персонала возникли следующие проблемы:

— Сложности с отслеживанием процесса подбора и адаптации новых сотрудников.
— Отсутствие единой системы для фиксации этапов подбора, собеседований и назначения должностей.
— Низкая прозрачность процесса для руководителей.
— Большое количество рутинных задач, которые требовали времени HR-специалистов.
— Сложности с обучением новых сотрудников по регламентам и должностным обязанностям.

Контролировать эффективность маркетинговых каналов. Оперативно регулировать рекламную коммуникацию

К моменту начала работы организация уже пользовалась Битрикс24, но нуждалась в настройке интеграции Битрикс24 с R-keeper. R-Keeper — это семейство программных продуктов для комплексной автоматизации предприятий общепита.

Состав рабочей группы со стороны заказчика

Директор – руководитель всех бизнес-процессов центра, основной заказчик интеграции

Системный администратор - ответственный со стороны заказчика за работу с R-keeper

1. Клиент оставляет заказ на сайте

2. Заказы с сайта приходят в Битрикс24 и автоматически каждое утро пересылаются в r_keeper с заполнением всех необходимых полей

МЫ сделаЛИ

Стало:

1. Клиент заходил на сайт и оставлял предзаказ на сайте

2. Заказ приходил менеджеру Quantum в Битрикс24

3. Менеджер вручную перепечатывал данные заказа из Битрикс24 в rkeeper (rkeeper – программное обеспечение для комплексной автоматизации предприятий общепита).

4. Повар принимал заказ в r-keeper и его обрабатывал

Было:

3. Повар принимает заказ в R-keeper и его обрабатывает

ЧТО ЕЩЕ СДЕЛАЛИ

1. Создали воронки поиска и вывода сотрудников.
Настроили отдельные воронки для HR-направления, в которых отражаются этапы подбора, собеседований, согласования условий и назначения должности. Это позволило фиксировать каждый шаг в единой системе и не упускать кандидатов.

2. Организовали логику первичного отбора кандидатов.
В системе были настроены автоматические действия, которые помогают HR-специалистам фиксировать информацию о кандидатах, этапах собеседований, позициях и других ключевых данных.

3. Сформировали воронку адаптации сотрудника.
Создали процесс адаптации, который начинается после заключения трудового договора. В системе автоматически создаются задачи для новых сотрудников, включая регистрацию на портале, прохождение обучения и знакомство с документами из диска.

4. Автоматизировали постановку задач по должности.
Настроили логику, при которой сотрудникам автоматически выдаются задачи в зависимости от их должности. Например, повар получает задачи, связанные с кухней, а механик — с техническим обслуживанием. Это позволило сократить время на ручную настройку и повысить точность.

Результаты от внедрения

В результате интеграции Битрикс24 и R-keeper удалось сократить рабочий процесс на 1,5 часа в день и на 547,5 часов в год.

Стабилизировали процедуру вывода сотрудника + у руководителя появилась прозрачная картина по ситуации с выводом сотрудников в должность. Сэкономили время hr, которые он тратил на создание рутинных задач.