Объединили работу 7 отделов компании по поставкам оборудования для образовательных учреждений в Битрикс24, повысив прозрачность и контроль над процессами

Краткая информация о клиенте

Клиент:

Направление деятельности:

ООО «Леор»

Комплексные поставками оборудования и мебели для образовательных учреждений

Описание компании

Компания, специализируется на комплексных поставках оборудования и мебели для образовательных учреждений. Это B2B и B2G-организация, сотрудничающая с российскими и международными производителями. Компания имеет высокий уровень профессионализма и многолетний опыт в своей нише. В штате — 40 человек, и компания расположена в Новосибирске. Работа с государственными и коммерческими заказчиками требует высокой организованности, четкой коммуникации и оперативного реагирования на запросы. Однако, несмотря на опыт, в компании отсутствовала цифровая инфраструктура, которая могла бы объединить процессы и повысить прозрачность работы.

БОЛИ и ЗАДАЧИ ПРОЕКТА

Клиент столкнулся с рядом проблем, связанных с отсутствием единой системы управления бизнес-процессами. Руководство не имело возможности контролировать работу разных отделов, а между ними отсутствовала связь. Информация передавалась «на листочке», что приводило к дублированию задач и потере времени. Также не было единой телефонии и рабочего мессенджера — все звонки поступали на личный номер директора, а коммуникация велась через WhatsApp. Клиентская база хранится в Excel, без защиты и контроля доступа. Компания планировала интеграцию всех ключевых процессов — от продаж до логистики и работы с рекламациями — в единую цифровую систему. Также требовалось перенести внешние коммуникации в Битрикс24, подключить телефонию и настроить сегментацию и АВС-анализ для партнерской базы.

Что МЫ СДЕЛАЛИ

Настройка воронок и процессов:

Интеграция коммуникаций и телефонии

Настройка клиентской базы и сегментации

Клиентская база была перенесена из Excel в Битрикс24, где мы настроили защиту данных и контроль доступа. Была реализована сегментация клиентов и партнёров, а также АВС-анализ, что позволило выделить ключевых клиентов и настроить работу с ними более эффективно. Мы также создали структуру для хранения информации о партнёрах, включая контактные данные, историю взаимодействия и текущие проекты. Это дало возможность руководству видеть, с кем и как работает компания, и принимать более обоснованные управленческие решения.

Мы подключили мессенджер WhatsApp и телефонию к Битрикс24, чтобы перенести внешние коммуникации в единое окно. Теперь все входящие и исходящие звонки фиксируются в системе, а сообщения распределяются между сотрудниками. Это избавило компанию от необходимости использовать личные номера для деловых звонков и позволило сохранять историю общения в одном месте. Также была настроена автообновляемая телефония на сим-картах МТС, оформленных на юрлицо, что дало возможность масштабировать коммуникации без риска потери контроля.

Помимо уже реализованных решений, мы заложили основу для будущих интеграций. В частности, была подготовлена интеграция с «Мой склад» — по номенклатуре товара и данным об оплатах. Также начали работу над интеграцией с тендерными площадками, чтобы автоматически формировать новые запросы. Мы настроили структуру для блока HR и помогли в создании базы знаний, которая будет использоваться для внутреннего обучения и поддержки сотрудников. Таким образом, мы не просто внедрили систему, а заложили основу для её дальнейшего развития.

Подготовка к дальнейшим интеграциям

Первым делом мы настроили воронки для каждого ключевого отдела: Продажи, Закупки, Тендеры, Логистика, Склад, Сборка и Рекламации. Это позволило формализовать процессы и создать понятную структуру для каждого этапа работы. В частности, для Отдела продаж была создана воронка с 5 основными этапами, завязанными на менеджера, и множеством автоматически срабатывающих этапов, вовлекающих смежные отделы. Также была реализована возможность фиксации результатов визитов менеджеров с помощью штатных возможностей Битрикс24 — это позволило отслеживать прогресс и не упускать важные детали.

1

2

3

4

РЕЗУЛЬТАТЫ

ХОТИТЕ ОБСУДИТЬ ВАШ ПРОЕКТ?

Заполните короткую форму и мы свяжемся с вами в ближайшее время

⚡️

В результате работ клиент получил полную автоматизацию для 7 ключевых отделов, что повысило прозрачность и контроль над бизнес-процессами. Внешние коммуникации теперь фиксируются в системе, исключая необходимость звонков на личные номера. Удалась интеграция смежных процессов, что позволило избежать дублирования и повысить эффективность работы. Также была настроена сегментация и АВС-анализ, что помогло в управлении ключевыми клиентами. Теперь руководство имеет возможность отслеживать статусы задач и проектов в режиме реального времени. Внедрение телефонии и мессенджера позволило избежать перегрузки директора и повысить качество коммуникации с клиентами. Всё это заложило основу для дальнейшего развития и масштабирования системы.